Делопроизводство в организации с чего начать

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. Как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы.

Активировать демодоступ. Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение.

Наличие сотрудников в фирме приводит к ответственности за документацию. Наша статья подходит для тех, кто только начинает деятельность руководителя или хочет навести порядок в бумагах.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Наличие сотрудников в фирме приводит к ответственности за документацию. Наша статья подходит для тех, кто только начинает деятельность руководителя или хочет навести порядок в бумагах. Мы расскажем о кадровом делопроизводстве в ООО с нуля, дадим пошаговые инструкции о том, с чего начать и как поддерживать в порядке. Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации — всех от охранников до директора.

Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания. Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки. В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику.

Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы — за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия.

Начнем с примера самого скромного дела — ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника. А остальные варианты более характерны для крупных организаций — от ООО и больше.

В них, может быть, ответственность распределена на:. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента. Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях. Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком или отделом, если штат большой , который будет вести документы. В данный момент нет государственно — закрепленных правил, которые регламентируют — сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации.

Негласно существует рекомендация — один человек на сотрудников. Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников — насколько они разные. После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение.

Таким образом, ответственному человеку понадобятся:. В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав.

Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:. Второе проверить довольно просто — кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме. Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету. Это основной руководитель, главное лицо. Оно же — первое, которое зачисляется на должность.

При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале.

Основной вопрос, на который нужно ответить — какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю? Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности. Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка — она может быть полной, неполной, например, 0, Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе.

Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация или поля для заполнения. Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило — ничего не должно противоречить законодательству РФ. Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны.

Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила. Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом. Мы подходим к финальной стадии — к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Также понадобится подготовить документацию:. Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Посмотрим, что поменялось за год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются — может меняться немногое, а может что-то серьезное.

Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании — специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства. На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект.

Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте. И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника. Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились. При этом хранить переписку понадобится также долго от 5 до 75 лет , как и на бумажном носителе.

Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров. Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги — первое предупреждение. Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласия. Проверка может быть инициирована проверяющим органом или самим трудящимся, профсоюзом или другой организацией, которая защищает его права. В ходе расследования будут наложены санкции, а фирма будет поставлена на учет. В статье мы рассказали про кадровое производство с нуля, дали пошаговое руководство для самостоятельного ведения бизнеса и предостерегли от трудностей, которые могут возникнуть.

Эта статья объяснит, зачем предлагать слона кандидатам в продавцы. Расскажет, для чего просить со Покажет, какой страх Кадровое делопроизводство—пошаговая инструкция, с чего начать документооборот Наличие сотрудников в фирме приводит к ответственности за документацию. Что это такое — производство кадров Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. В них, может быть, ответственность распределена на: подразделение — отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика; отдельно взятого работника,который имеет другую специальность.

Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка оплачивается соответственно , например, к бухгалтеру или к юристу; стороннюю аутсорсинговую фирму.

Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны.

Например, это заполнение и ведение трудовых книжек. Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля. Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника — с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам. Таким образом, ответственному человеку понадобятся: все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право — все в последней редакции. Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Обращение к ним — намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов; установка компьютерной программы и ее освоение.

Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне — это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период — 1 месяц. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается: порядка установки суммы заработка; продолжительность заключения договора о найме. Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе: Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.

Кадровое делопроизводство–пошаговая инструкция, с чего начать документооборот

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др.

С чего начать организацию документооборота?

Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:. Смотрите также:. Главная страница Введение Преемственность традиций и западные веяния Делопроизводство в среде Windows Из чего состоит "электронный офис" C начала было слово Word Автоматизация работы с документами Microsoft Excel - программа обработки табличных данных Диаграммы Совместное использование данных Приложение Microsoft Outlook Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства Реклама:. Введение Аргументы в пользу автоматизации делопроизводства в российских условиях Некоторые обычные возражения Три уровня С чего начать? С чего начать? Для этого в организации должны быть следующие компоненты: средства для создания и обработки информации в электронной форме; средства для хранения данных - архив сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием ; система передачи данных между пользователями; средства для получения твердой копии архивных данных; собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Делопроизводство в организации

Делопроизводство на компьютере

Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации. Как правильно заполнить личный листок по учету кадров. Сохранить ссылку. Сохранить закладку.

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей?

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Инструкция по кадровому делопроизводству: с чего начать?

.

Делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция

.

Делопроизводство с чего начать

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. commspoonup74

    Любить, и свободу свою уважать!

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных